【Backlog体験談】タスク管理の効率化・役割分担の明確化!サーバ運用監視チームの口コミ・評判

【Backlog体験談】タスク管理の効率化・役割分担の明確化!サーバ運用監視チームの口コミ・評判

 

【タスク管理・プロジェクト管理ツール Backlog利用事例】
法人契約(会社):サーバ運用監視事業

 

 

今回は、

Backlog(バックログ)| 株式会社ヌーラボ

を利用中のサーバ(サーバー)運用監視業務(法人の会社)に従事されている方に、Backlogの導入〜運用の体験談を教えて頂ける機会がありましたので、これからタスク管理・プロジェクト管理ツールの利用を検討中のフリーランスの方や企業の担当者の方等の情報収集の利便性を考え、教えて頂いた内容をインタビュー形式でまとめておきました。

仕事で使うツールを選定する際には、

・現状の自分の働き方と、業務上の課題(悩み)等が似ている事例がないか?

ざっと把握出来た方がいいと思いましたので、まずは、簡単に、今回教えていただいた内容の要点をまとめておきます。

 

【要点 by Backlog体験談 サーバ運用監視チーム(法人契約)】

 

・Q. 業種
サーバ監視・サーバ運用。
40~50名程のチーム。

Q. 事業形態
法人(会社)。

Q. Backlog導入前の悩み(業務上の課題)
✔︎ チーム内で、俯瞰して課題を確認することが出来ない。

Q. 他社の類似サービスの利用経験
Redmine(レッドマイン)- オープンソースのプロジェクト管理ソフトウェア | ファーエンドテクノロジー株式会社

Q. ツール選定時の希望・意見等
✔︎ Backlogは、UI(ユーザーインターフェース)がポップで見やすく感覚的に使用出来ると感じた。(*)
(*)個人の感想です。
✔︎ 親課題、子課題と分けて管理出来る。

Q. Backlog導入にあたっての懸念要因(心配な点)
✔︎ 全員が同じ意識でツールを使用出来るのか?

Q. Backlogに期待していたこと
✔︎ タスク管理の効率化。
✔︎ タスク管理の役割分担の明確化。

Q. Backlogの導入結果(成果)
✔︎ 導入前に抱えていた悩みが改善。

Q. Backlogの導入歴
4年間。

Q. 使って分かったBacklogの魅力・メリット(肯定的側面)
✔︎ UI(ユーザーインターフェース)
✔︎ 過去の課題の検索機能。
✔︎ 業務知見が蓄積され、ナレッジベース(*)化される。
【注:*】ナレッジベース(Knowledge Base – KB:知識データベース):業務に関する情報をまとめたデータベース。

Q. Backlogのデメリット(否定的側面)
今の所、なし。

Q. Backlogを導入予定の方へのアドバイス
✔︎ 特に専門的な知識もなく始められるので使いやすい。
✔︎ 一つのプロジェクトや親課題・子課題で管理が出来るためにミーティング時にも説明しやすい。

Q. Backlog無料体験予定の方へのアドバイス
✔︎ 少人数で確認するだけでなく、なるべく沢山のメンバーに触って頂く方が良い。
✔︎ 使用する上でのルールをチーム間で共有しておくと良い。

 

タスク・プロジェクト管理ツール Backlog - 株式会社ヌーラボ

 

チーム内で、俯瞰して課題を確認することが出来ないことによるトラブルが起きる傾向がありましたが、Backlog導入により

導入前に抱えていた悩みが改善

された事例です。
それでは、詳しいBacklogの利用体験談を教えてもらいましょう。

 

 

【Backlog利用体験談】サーバ運用監視チーム(法人契約)

 

 

kaoleft

今回は、笹川 智希さん(仮名)に、会社の課題解決のためにタスク管理・プロジェクト管理ツール Backlogを導入された際の利用体験談等をお聞きしていきます。

 

 

Q. 笹川さんの業種・事業形態について

 

 

kaoleft

まずは、笹川さんの業種・事業形態に教えてください。

 

回答:
法人のサーバ監視、サーバ運用チームです。
1つのプロジェクトに関わる人数は、40~50名程です。

 

 

Q. 会社の事業内容について

 

 

kaoleft

笹川さんが勤務されている会社の事業内容を教えてください。

 

回答:
法人のお客様が運営しているWebサイト等の基盤となる「サーバの運用」、「24時間365日の監視」を行っています。
サーバ監視チームについては、各閾値を設定しており、その閾値を超えた場合にアラートが発生するため、何が原因で発生しているアラートなのか?何か対応が必要なものなのか?を判断し対応を実施しております。
また、お客様のWebサイト要件が変わった際等に依頼を頂くので、要件に沿ってサーバの設定変更を実施しております。

 

 

Q. 笹川さんの所属するチームのBacklog導入前の業務上の悩み(課題)とは?

 

 

kaoleft

Backlog導入前のサーバ監視運用チーム内の課題について教えてください。

 

回答:
チーム内に存在している

“各課題、問題が潜在化”

してしまっており、誰が見ても分かる形になっていなかったため、

“俯瞰で課題を確認する事が出来ず”

放置し吹き出してしまった課題に対して、急場を凌ぐような対応になってしまっていた。
また、お客様から依頼されている課題解決に関しても、

“お客様と上手く共有する事が出来ておらず”

メールのスレッド等では説明しづらく、ミーティングのたびに新しい資料作成等の工数が発生しておりました。

 

 

Q. 他社の類似サービスの利用歴

 

 

kaoleft

笹川さんのチームは、Backlogを導入前に、他社の類似サービスを何か利用された経験はありますか?

 

回答:
お客様が使っていたために、そのまま使用していたツールとして

Redmine(レッドマイン)- オープンソースのプロジェクト管理ソフトウェア | ファーエンドテクノロジー株式会社

のサービスを使っていました。

 

 

Q. サーバー運用監視チームに所属されている笹川さんの、ツール選定時の希望・意見

 

 

kaoleft

現在、タスク管理・プロジェクト管理ツールの類似サービスが多数ある中で、なぜ、笹川さんは、Backlogの導入を会社に希望されたのですか?
ツール選定時に担当者の方に伝えた意見等を教えてください。

 

回答:
導入を決定したのは私ではないですが、ツール選定時に伝えた意見としては、

“(Backlogは、)UIがポップで見やすく感覚的に使用出来る”(*)
(*)個人の感想です。

と感じた為です。
また、

“親課題、子課題と分けて管理出来る”

事で、大きなプロジェクトの際も各子課題ごとに「担当」や「期限」を割り振ることが出来、管理しやすいと感じました。

 

 

Q. Backlog導入の目的・期待していたこと

 

 

kaoleft

Backlog導入時に、タスク管理・プロジェクト管理ツールに期待していたこと・求めていたことを教えてください

 

回答:
各課題を顕在化し、

“タスクの管理、どの課題が誰の担当なのかが明確”

になり、上長への

“報告についても効率化”

出来る事を期待しておりました。
導入前にもっていた悩みがすべて解決するわけではないと思っておりましたが、ツールを使用する事で

“各メンバーが抱えているタスク量についても把握”

出来、課題が誰ボールになっているかわからない状況で解決すべき課題が宙ぶらりんになっていた状況もあった為、そちらも払拭出来る事を期待しておりました。

 

 

Q. Backlog導入時の懸念要因(心配な点)

 

 

kaoleft

笹川さんは、他のタスク管理・プロジェクト管理のツールを使われた経験があるとのことでしたが、Backlog導入にあたって、懸念要因等は、何かありましたか?

 

親御さんの回答:

“全員が同じ意識でツールを使用出来るか?”

の不安はありました。

 

 

Q. Backlogの導入結果(成果)

 

 

kaoleft

笹川さんの所属するサーバ運用監視チームにBacklogを導入した結果(成果)、どうなったかを教えてください。

 

回答:
導入前に抱えていた悩みについては、

“大幅に改善”

されたと感じています。
課題が発生した際に、タイトルだけでもよいので、とりあえずBacklogに書き込み、後程の打ち合わせの際等にタスクの割り振りとBacklogの更新をする事で、誰が対応するかわからない

“宙ぶらりんな課題は、かなり減った”

と感じています。
また、お客様とBacklog内の特定のプロジェクトを共有する事で、課題に対する取り組みが即時にお伝えする事が出来、今どんな対応をしているのか?という

“不安の払拭”

にもつながったと思います。

 

 

Q. サーバ運用監視チームのBacklog利用歴

 

 

kaoleft

Backlogを導入後、どれくらいの期間、Backlogを使い続けているのですか?

 

回答:
およそ「4年」程、使っています。

 

 

Q. 笹川さんが、会社でBacklogで使う機会の多い機能

 

 

kaoleft

4年間使われているということですが、Backlogで使う機会の多い機能は何かありますか?

 

回答:
親子課題」は、よく使います。
併せて「ガントチャート」も、該当のプロジェクトを管理する為に使います。

 

 

Q. プロジェクトに関わる方からのBacklogの評判について

 

 

kaoleft

プロジェクトに関わる方から、使い勝手等、Backlogの評判を聞く機会があるようでしたら教えてください。

 

回答:
今の所ありませんが、使用している

“メンバーの意識が統一されていれば、使いやすいツール”

だと感じています。

 

 

Q. Backlogの使用面でつまずきやすさの傾向

 

 

kaoleft

Backlogで管理しているプロジェクトに招待した方等で、つまずきやすさの傾向があるようでしたら教えてください。

 

回答:
初めて課題を登録する際に、

“どう登録するのか?”

はよく聞かれるので、

“Backlog上に使い方のマニュアルを作成”

し、まずはマニュアルを見て対応してもらうように案内しています。

 

 

Q. 笹川さんが感じるBacklogの魅力・メリット(良い点)

 

 

kaoleft

これまで、4年間程Backlogを使い続ける中で感じる、Backlogの魅力(良い点)について教えてください。
(Backlogの肯定的な側面について)

 

回答:

“UI(ユーザーインターフェース)が見やすい”

と感じます。
人によるかもしれないですが、UIがあまりなツールについては使っていても楽しくないと感じるタイプなので、Backlogに関して、まずUIがいいなと感じます。
後は、

“過去分の課題が残っており検索にて確認出来る”

のが、当たり前かもしれないですが良いと感じています。

業務をしている中で知った知見は、自分のメモに残すだけになりがちなので、それらをBacklogに掲載する事で、他の人にも参考に出来る「Knowledge Base」(*)となるのが良いなと思っております。

【注:*】ナレッジベース(Knowledge Base – KB:知識データベース):業務に関する情報をまとめたデータベース。

 

 

Q. 笹川さんが感じるBacklogのデメリット(否定的側面)

 

 

kaoleft

これまで4年間Backlogを使う中で「もう少しこうだったらなあ〜。」等、期待していたこととのズレやデメリット等があるようであれば教えてください。

 

回答:
今の所、ありません。

 

 

Q. 笹川さんから、Backlogを今後導入予定の方へのアドバイス

 

 

kaoleft

Backlogを今後導入予定の方へ、笹川さんから何かアドバイス等があればお願いします。

 

回答:
ITに精通していない方でも感覚的に使いやすく、特に専門的な知識もなく始められますので

“使いやすいツール”

だと思います。
各課題をExcelやWordで管理していると、

“ミーティングの度に次第を作成したり、ファイルのバージョン管理が難しく新旧がごっちゃになってしまう”

事があると思いますが、Backlogであれば、一つのプロジェクトや親課題・子課題で管理が出来るために

“ミーティング時にも説明しやすいツール”

となりますので、お勧めです。

 

 

Q. 笹川さんから、Backlogを無料体験予定の方へのアドバイス

 

 

kaoleft

最後に、笹川さんから、Backlogを無料体験予定の方へ、アドバイスをお願いします。

 

回答:
無料体験時は、少人数で確認するだけではなく、同じアカウントでも良いので

“なるべく沢山のメンバーに触って頂く方が良い”

と思います。
同じ「対応中」という状態設定でも、人によって取り方が違えば管理しにくくなりますので、

“あらかじめ使用する上でのルールを設定”

しておけば良いのかが分かると思います。
ツールは効率よく業務をする為に使用すると思いますので、ツールを使用する事で新たな課題が発生しないように前もって確認が必要だと感じております。

 

kaoleft

今回は、これからBacklogの利用を検討されている方が、タスク管理・プロジェクト管理ツールの情報収集を行う際に参考となる貴重な体験談を教えて頂き、ありがとうございました。

 

 

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